Politique de confidentialité et d’utilisation des données

Nos plateformes peuvent mettre à votre disposition un assistant virtuel alimenté par l’intelligence artificielle connu sous le nom de Nicole AI.

Lorsque vous interagissez avec Nicole AI, nous pouvons recueillir, enregistrer, analyser et conserver les renseignements et documents que vous choisissez de transmettre, notamment :

• Votre nom et vos coordonnées;
• Votre adresse courriel et votre numéro de téléphone;
• Votre code postal, votre région et les renseignements nécessaires à l’organisation du service;
• Vos questions, demandes et conversations;
• Vos réquisitions médicales et ordonnances;
• Vos résultats d’analyses et rapports de laboratoire;
• Les images, photographies, fichiers et documents que vous téléversez;
• Les renseignements requis pour préparer une estimation et réserver un rendez-vous.

Ces renseignements peuvent être utilisés afin de répondre à vos demandes, d’évaluer vos besoins, de fournir une estimation approximative, de préparer ou confirmer un rendez-vous, d’orienter votre demande, d’améliorer nos services, de documenter nos échanges et d’administrer votre dossier client.

Lorsque vous nous transmettez une réquisition médicale, une ordonnance, un formulaire clinique ou tout autre document médical, notamment par Nicole AI, formulaire Web, courriel, SMS, téléphone, lors d’un rendez-vous ou par tout autre moyen autorisé, vous nous autorisez à :

• Consulter et analyser les renseignements transmis;
• Évaluer la faisabilité et les exigences du service demandé;
• Préparer une estimation ou un devis;
• Créer, réserver, coordonner et confirmer votre rendez-vous;
• Transmettre les renseignements nécessaires aux personnes autorisées qui participent à la prestation du service;
• Communiquer avec vous au sujet du rendez-vous ou des services demandés;
• Assurer le suivi administratif, opérationnel et documentaire de votre dossier;
• Respecter nos obligations légales, réglementaires, contractuelles et professionnelles;
• Effectuer des vérifications, des audits, des contrôles de qualité et des activités de gestion des risques;
• Prévenir la fraude et établir, exercer ou défendre nos droits.

Les réquisitions et les documents transmis peuvent être conservés dans votre dossier après la prestation du service lorsqu’une telle conservation est raisonnablement nécessaire pour assurer la traçabilité des services, répondre à une demande future, effectuer un audit, respecter une obligation de conformité, gérer un risque, répondre à une enquête ou soutenir une réclamation ou un litige réel ou potentiel.

Nous pouvons recevoir, consulter, utiliser et conserver les résultats d’analyses, les rapports de laboratoire, les confirmations de rendez-vous, les communications, les formulaires, les réquisitions et les autres renseignements associés à votre dossier.

Cette conservation vise notamment à :

• Vous aider à retrouver certains résultats, rapports ou documents lorsque vous en avez besoin;
• Répondre à vos demandes futures et faciliter le service à la clientèle;
• Assurer le suivi administratif et opérationnel de votre dossier;
• Maintenir l’exactitude, l’intégrité et la traçabilité de nos dossiers;
• Documenter les services demandés et rendus;
• Respecter nos obligations légales, réglementaires, contractuelles et professionnelles;
• Effectuer des audits, des vérifications et des contrôles de qualité;
• Répondre à une enquête, une réclamation ou une procédure judiciaire, administrative ou réglementaire;
• Établir, exercer ou défendre nos droits et ceux de nos clients.

L’accès aux résultats et aux documents conservés est limité aux personnes autorisées qui ont un besoin légitime d’y accéder dans le cadre de leurs fonctions.

Aux fins de la présente politique, les termes « nous », « notre » et « nos » désignent collectivement :

• CasMedic;
• LaboratoirePrivé.com;
• BloodTesting.ca;
• Fiducie Sauternes;
• Leurs sociétés affiliées, filiales, divisions, marques, plateformes technologiques et entités sous contrôle commun.

Les renseignements personnels peuvent circuler entre ces entités lorsque cette communication interne est nécessaire à l’administration des services, à la gestion des dossiers clients, au soutien à la clientèle, à la conformité, à l’audit, à la cybersécurité, à la gestion des risques ou à la prestation des services demandés.

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels.

Nous ne communiquons vos renseignements à des tiers externes que lorsque cela est nécessaire :

• À la prestation des services demandés;
• À l’exploitation de nos systèmes et plateformes technologiques;
• Au traitement des paiements;
• À la transmission ou au traitement sécuritaire de renseignements nécessaires à nos opérations;
• Au respect d’une obligation légale, réglementaire, judiciaire ou contractuelle;
• À la protection de nos droits ou de la sécurité des personnes;
• Ou lorsque vous y avez consenti.

Les fournisseurs de services autorisés ne reçoivent que les renseignements raisonnablement nécessaires à l’exécution de leur mandat et doivent respecter les obligations applicables en matière de confidentialité et de sécurité.

En utilisant nos sites Web, nos formulaires, nos services numériques ou Nicole AI, ou en nous transmettant un renseignement personnel, médical ou administratif, vous reconnaissez et acceptez expressément que :

• Vos interactions et conversations avec Nicole AI puissent être enregistrées et conservées;
• Les réquisitions médicales et les documents transmis puissent être consultés et utilisés afin d’évaluer votre demande et d’organiser vos services et rendez-vous;
• Les résultats, rapports, communications, confirmations, preuves de consentement et documents associés puissent être conservés dans votre dossier client;
• Les renseignements conservés puissent être utilisés pour vous assister si vous avez ultérieurement besoin de certains documents;
• La conservation puisse se poursuivre après la fin de la relation d’affaires lorsqu’elle est raisonnablement nécessaire à des fins administratives, légales, réglementaires, contractuelles, professionnelles, d’audit, de conformité, de prévention de la fraude, de gestion des risques ou de défense de droits.

Nous pouvons conserver ces renseignements pendant toute période raisonnablement nécessaire pour respecter les fins décrites dans la présente politique, protéger nos intérêts légitimes, satisfaire à nos obligations et répondre à une enquête, une réclamation, un audit ou une procédure judiciaire réelle ou potentielle. Lorsqu’un litige, une enquête, une demande d’accès ou une obligation de conservation est en cours ou raisonnablement anticipé, les renseignements pertinents peuvent être conservés jusqu’à la résolution complète du dossier et à l’expiration des délais applicables.